【大学職員おすすめ】就活ノートの作り方に迷ったら、Trelloで解決!

就活のスケジュールとか企業情報ってみんなどうやって管理してるんだろう?

タスク管理アプリ『Trello』なら、しっかりと情報を管理しつつ、時間をかけず、かつモチベーションの上がる就活ノートを作ることができます。

 就職活動で50社、100社を受けたという先輩の声を聞くことがあるかもしれませんが、「下手な鉄砲も数撃ちゃ当たる」ではありません。しっかりと企業情報やスケジュール、タスクを管理する必要があり、しかも複数社の選考が同時並行で進みます

 この記事ではタスク管理アプリ『Trello』を使った就活ノートの作り方についてご紹介して、管理に時間を取られない就活ノートでみなさんの就職活動を少しでも楽にできればと思います。

この記事でわかること
  • 就活でノートにまとめるべき情報
  • 就活ノートは「市販の紙手帳」か「アプリ」かどちらが便利?
  • 就活ノートをアプリで管理するメリット・デメリット
  • タスク管理Trelloでの就活ノートの作り方
ブログ管理者のプロフィール
  • ソフトウェアエンジニア歴 約10年以上
  • 現在、大学職員(ITエンジニア職)として勤務
  • 大学教員や学生のオンライン授業、アプリ利用などを幅広く支援
目次

就活ノートとは?

 就職活動に必要な自己分析、業界分析、志望企業分析、エントリーシート(ES)、会社説明会などの情報をまとめたものが『就活ノート』と呼ばれています

 リクナビの調査によると、就活生の63.3%が就活ノートを作って情報をまとめていたと言われています。では、先輩たちは具体的にどのようなことを就活ノートにまとめていたのでしょうか?

 株式会社DYMが運営する『就活ノート』は1000社を超える企業のエントリーシート(ES)の実例や選考情報を会員登録(無料)することで見ることができます

就活ノート作りの考え方|重要な3つのポイント

ポイント① 情報はもれなくダブりなく

 就活ノートにまとめるべき情報についてかんたんにご紹介します。多すぎて嫌になりますよね。そのため紙のノートに書くより、アプリで書式が決まっていて「あとは埋めるだけ」の方がもれがなくて良いでしょう

  • 企業名
  • 業界
  • 事業内容
  • 代表取締役名
  • 経営理念やビジョン
  • 沿革(企業の歴史)
  • 住所
  • 連絡先
  • 求める人材像
  • 労働条件(給与や勤務地など)

ポイント② 情報は一箇所に集めましょう

 情報は一箇所に集めておかないと探すだけで時間を浪費します。もしもあなたが現在こんな状態なら危険信号です。

就活情報がバラバラ
  • 説明会のメモはメモ帳へ
  • 企業分析や業界分析の結果はメモ帳にある
  • 提出したエントリーシートはノートPCに入っている
  • 就活に役立つ動画やネット記事はスマホにブックマーク
  • 面接日時はスケジュール帳に書く
  • 気になる情報はスマホでパシャリ。カメラロールに入っている

 また、就活期間は長期間に渡ります。大学生(学部卒)なら、インターンを含めると大学3年生の夏頃から最長1.5年間になる人もいます。そうすると、年末・年度末をまたぐため一般的な手帳だと1冊に収まらず、2冊持ち歩くことになってしまいます

ポイント③ 就活ノートは変更・追加・削除がある前提で!

 就活の予定は随時変更、修正、追加が発生します。例えば、つぎのようなケースです。紙の手帳やノートで管理すると大変であることがわかります。

7月1日が埋まったり、空いたり、埋まったり…
面接を受けた後、「次回の最終面接は7月1日です。本日の合否結果はメールで通知します」と言われる。
 ↓
7月1日のスケジュールを空けておく(7月1日にスケジュール記入)
 ↓
後日、面接の不合格通知が届く(7月1日スケジュール削除)
 ↓
7月20日に予定していた別の志望企業の面接を7月1日に変更する(7月20日の予定を7月1日へ転記)

就職活動の予定は変更・追加・削除がじゃんじゃん発生します。
その前提で、楽なものを選んでおかないと予定を管理するだけで時間を奪われてしまいます。

なぜ、紙よりアプリがいいのか?

 上記の3つのポイントのとおり、紙の手帳・ノートとアプリを比べるとアプリの方が圧倒的にメリットがあります

スクロールできます
メリットデメリット
紙の手帳・ノート○手元に情報がある安心感
✕ ページ追加がかんたんにできない
✕ 書式を用意しないと項目が漏れる
✕ 予定の変更/追加/削除に弱い
✕ 動画やWEBのURLのメモが面倒
アプリ○1箇所に多くの情報を記録可
○書式を用意すれば埋めるだけ
○予定の変更/追加/削除に対応可
○動画やWEBをかんたん保存
✕ バッテリーが切れたら見られない
✕ 電話しながらスマホが見られない
✕ 採用担当の前でスマホ出しにくい
※ 3点とも後で回避策を紹介します
就活ノートはアプリが圧倒的に便利!メリット・デメリットを比較

 アプリのデメリットをあげるような記事をよく目にしますが、すべて解決可能です。

就活ノートアプリのデメリット解消法
  1. バッテリーが切れたら就活ノートが見られない
    モバイルバッテリーを携帯しましょう。今どき企業訪問時に地図を出す就活生は皆無。スマホのバッテリーが切れたら就活ノートうんぬんの前に、現地にさえたどり着けない死活問題です。
  2. 電話しながらスマホが見られない
    PCやタブレットに対応したアプリをご紹介します。また、マイク・イヤフォンを使うことでスマホ画面を操作しながら通話可能です。
  3. 採用担当者の前でスマホを出すと遊んでいると勘違いされる
    スマホと一緒にかんたんなメモ帳を持っていれば勘違いされません。また、今どき「手帳じゃないとけしからん」って古臭い考え方の会社に入社した後、嫌になりませんか?

 「どうしても紙の手帳・ノートがいい!」という方には、おすすめの市販の就活ノートをご紹介します。情報の管理に時間がかかってしまいますが、「WEB情報を就活ノートに転記することで満足してしまう」「管理することがゴール」ということにならないよう気をつけてください。

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どんなアプリが就活に役立つか?

アプリが便利ってわかったけど、どんなアプリがいいんだよ

スケジュール、タスク、メモ帳などのアプリがありますが、わたしのおすすめはタスク管理アプリの『Trello』です。

タスク管理アプリがおすすめの理由

スケジュール/カレンダーアプリ

  • 予定管理に便利ですが、志望企業単位に情報がまとめにくい
  • ノート機能やファイル添付機能がイマイチ。
  • 業界分析や企業分析をまとめた情報の保管に不向き

メモ帳アプリ

  • スケジュール管理、期限管理が絶望的(1企業の予定管理は可、複数企業の予定との重複が見えない)
  • 情報が散在した状態になりやすい(大学ノートで就活するイメージ)

 タスク管理アプリ『Trello』(無料)なら、これらの問題を解決して、就活情報を一箇所にまとめることができます。Trelloでできることをご紹介します。

タスク管理アプリ Trello のできること

Trelloを使った就活ノートの例

 Trelloの画面は上のイメージのとおり、“ボード”と呼ばれる画面で全体を俯瞰できます。その中に「関心あり」「エントリー済み」といった“リスト”を作り、リストの中に志望企業の単位で“カード”を作ります。

 ”カード”の中にはメモやコメント、エントリーシートのPDFファイルやスマホの写真、タスクリストを保存することができます。カードはタップやクリックでひっぱればかんたんに移動させることができます。

 TrelloはPCだけでなく、タブレット・スマホ(iPhone・Android)向けのアプリが提供されていています。データは同期されているので、常に最新の状態を維持できます。

Trelloを使った就活ノートの作り方

STEP
アカウント作成

Trello にアクセスして、アカウントを作成しましょう。

アカウント作成はよくある「Googleアカウントでログイン」にも対応していますし、Apple IDでも、メールアドレスでも作成可能です。

STEP
『就活ノート』というボードを作成しよう!

画面右上の[+]アイコンでボードを作成しましょう。その際、公開範囲は必ず[非公開]を選択しましょう。

STEP
就活の状況に合わせたリストを作成!

[リストを追加]ボタンでリストを作りましょう!
リストはその中にカード(個々の企業)を置ける場所のことで、就活なら選考段階に応じたリスト
(例 関心あり→エントリー済み→面接中→内定)を用意するのがおすすめです。

STEP
志望企業のカードを作成しよう!

[+カードを追加]をタップして、[←→]拡大アイコンをタップするとカードを入力できます。
カードは志望企業1つにつき、1枚作ります。カードの中にはフリーテキストや期日、タグ、写真やファイルを添付することもできます。

チェックリストを作ることも可能です。

STEP
志望企業の選考が進めば、カードは左から右へ移動

Trelloのカードはタップかマウスドラッグでかんたんにリストを移動できます。

エントリーが完了したら「関心あり」から「エントリー済み」のリストへ移動させましょう。提出したエントリーシートをPDFにしてカードに保存したり、つぎの期日を設定したりしましょう!

STEP
カードの書式(テンプレート)が便利!!

カードのテンプレートを作っておいて、志望企業を作るときはテンプレートをコピペして作れば、項目の抜け漏れを予防できます。

さぁ、思いどおりの就活ノートでリスタートしよう!

 この記事では、紙の手帳で作る就活ノートから解放されて、Trelloで情報を一箇所に集めた就活ノートのメリット・デメリット、作り方について解説しました。

 就職活動はいくら時間があっても足りないものです。効率的な就活ノートを実現したら、自己分析や企業分析、受けようか迷っていた志望企業をもう1社追加して、有意義な就活をスタートしてください!

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