テレワークが浸透して少し時間が経過しましたね。はじめはWEB会議やSlack等のチャットツールに不慣れだった方も慣れてきたのではないでしょうか？でも、WEB会議ではうまくいかない「議論」ってありませんか？この記事では、テレワークでも効率よく議論を進めるためのおすすめツールをご紹介します。
なぜ、議論が進まないのか？
議論やアイデア出しが進まない理由をしっかりと押さえないと、どんなツールを使ってもダメですよね。まずはその理由を整理しましょう。
- リアルな会議と違って、ホワイトボードに書いて議論できない。
- 議論がヒートアップして、空中戦になってしまう。
これ以外にも議論が進まない理由はあるかもしれませんので、それはまた記事を更新して追記したいと思います。では、さっそくそれぞれの「議論が進まない」理由に効果があるツールをご紹介していきます。
参加者全員でホワイトボードを共有する『Jamboard』
リアルな会議だと、議論をホワイトボードに書いて整理することってありますよね？それをWEB会議でやろうと思ったときに便利なのが『Jamboard』です。
これ、Google が無料で提供するサービスで、ブラウザとGoogle アカウントがあえれば、無料ですぐに使えます。
WEB上にあるホワイトボードはこんな感じです。
- ペン（色と太さを変更できます）＆消しゴム
- 付箋
- 画像貼り付け
- レーザーポインター
参加者全員で同時にホワイトボードを編集したい場合は、「共有」ボタンをクリックするとメールアドレスで招待するか、リンクを取得してそれをチャットツール等で共有すれば完了です。
議論の結果は、「PDF形式でダウンロード」や「フレームを画像として保存」でダウンロード＆保存できます。
こんな便利なツールが無料だなんて…使うしかないでしょう！
空中戦対策！マインドマップツール『XMind』
議論がヒートアップして空中戦になってしまった経験、ありませんか？途中から枝葉の話で議論になってしまって「何の議論してたんだっけ？」だったり、散々議論を詰めていったのに「あれ？今回の企画は30歳台をターゲットにするって前提でしたよね？」だったり。
なんの決定ももたらさない空中戦ほど非効率な時間はありません。
空中線を予防するには、会議を進行するファシリテーターが、WEB会議で画面共有しながら議論内容をマインドマップにまとめながら進行するのが効果的です。そこで今回ご紹介するマインドマップツールは『XMind』です。もちろん無料で利用できます。
マインドマップとは
マインドマップに関する情報は、すでに世の中にあふれているため、このエントリーでは詳細は説明しませんが、一般的には「頭の中の考えを整理するためのノート術」と紹介されます。その書き方や効果について、説明しているWEBサイトをいくつかご紹介しておきます。
https://www.lucidchart.com/pages/ja/mind-map
https://www.mindmap-school.jp/mindmap/mindmap-law/
XMind の使い方
XMind 8を「無料ダウンロード」は Windows版、Mac版、Linux版などが用意されています。ブラウザで使うのではなく、専用アプリをインストールするタイプのソフトウェアなので、参加者全員で編集するのではなく、だれか一人が議論の様子をまとめて、参加者に画面共有する必要があります。
私がこのファシリテーター役になった場合を例にします。まず、マインドマップもいろんな形態があり、21種類のテンプレートから選ぶことができます。議論する場合、私は「対話の準備」を選択しています。
議論を始まる前に、アジェンダや議論すべき事項をリストアップしておきます。例えば、システム導入プロジェクトであれば、「前提条件」「解決すべき課題」「根拠」「スケジュール」…といった事項です。
その上で、議論が始まったら、参加者に画面を共有しながらメモを埋めていき、その関係性を示し、議論の論点を整理していきます。これだけで、「今、どこの議論をしているのか」が明確になり、空中線で発生していた「木を見て森も見ず」や「議論の堂々巡り」といった問題が驚くほどなくなります。
ファイルは編集可能な状態で残したい場合は、XMind形式（*.xmind）、議事録のように編集不可な状態で残したい場合はPDF形式（PDF形式で印刷するツールなどを使います）で保存するのが良いかと思います。
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